Чи скануємо QR-код, та на сайті обираємо потрібну операційну систему:

А який номер був внесений?
Основний номер закладу чи керівника. Тож варто запитати у особи, що здійснювала реєстрацію закладу в системі. Якщо залишилося питання, то можна запитати в менеджера Sadok в Telegram-чаті
Переходимо в розділ "Профіль" в нижньому меню застосунку. Саме тут відбуваються основні налаштування.


Вносимо всі дані про заклад: Профіль > Олівець на зеленому фоні (розділ інформації про ваш заклад в режимі редагування) > Заповнюємо відповідні поля інформації, посилання на соцмережі, контакти > "Зберегти" у верхньому правому куті.
Також система пропонує йти по Стартовому чек-листу на Головній. Він допоможе зробити перші кроки по внесенню користувачів та груп, тож можна слідувати по його маршруту, а можна крокувати далі по цій інструкції. Вибір за вами
Персоналізуємо систему під внутрішні правила та процеси:

Формуємо список команди закладу.

Працівник і матуся вихованця одночасно - що робимо?
Формуємо основну клієнтську базу батьків та вихованців закладу:


Вони одразу дізнаються, що внесені?
Ні, користувачам не приходять миттєве сповіщення про внесення їх в систему. Тож спокійно налаштовуйте заклад, потім їх запросите на все готове
Чому одного? А як бути з іншим?
Згідно Політики конфіденційності Sadok можемо надавати інформацію про дитину тільки тим, з ким юридично оформлена взаємодія. А ця особа вже може доєднати до аккаунт дитини всіх, кого вона вважає за потрібне, просто поділившись SMS ⬇️.
Інструкція для батьків по підключенню до аккаунту дитини інших відповідальних осіб (матусь, татусів, бабусь, дідусів, старших братиків та сестричок, нянь та тьюторів...):
Підключення робиться один раз, далі доступ дійсний до натискання кнопки "Вийти з профілю".
А тут вже магія✨ Цей розділ сформується автоматично. Але ви зможете додати деталей до кожної дитинки:

“Особливості дитини” відображаються у профілі батьків, а “внутрішня примітка” доступна і вихователям групи.
Як виглядатиме ця інформація у батьків?

Формуємо нашу організаційну структуру - основні функціональні групи:
У вас зʼявиться перша група. Відкриваємо її та вносимо інформацію далі...
Якщо немає лого?
Не проблема - можете скористатися ШІ-помічник для генерації. Просто натисніть на "..." на полі логотипу, оберіть чарівну паличку 🪄 "Згенерувати лого" та внесіть додатковий опис, натисніть "Створити"

Вносимо відповідальних: Група > “Олівець” зверху > “+” біля “Вихователі” > Обираємо зі списку працівників чи “Додати нового вихователя” (перехід в розділ "Працівники", де вносимо нового співробітника)
Вносимо дітей: Група > “Олівець” зверху > “+” біля “Діти” > Обираємо зі списку дітей чи “Додати нову дитину”
Дитина може бути зарахована тільки в одну групу!
Щоб "перевести" дитину з однієї групи в іншу, потрібно одразу видалити в попередній та додати в нову.

Рекомендовано додавати документи групи у форматі зображень, тоді у батьків ця інформація буде відображена у вигляді галереї. Див. нижче ⬇️

Створюємо інтерактивний розклад, що буде відображатися у батьків та вихователів групи:

Для швидкого внесення та зручності можна КОПІЮВАТИ розклад дня. Тож вам потрібно внести тільки на один день, а далі копіюємо і редагуємо обрані активності.
Кожну активність можна розфарбувати певним кольором, редагувати, змінювати тривалість та видаляти за натисканням "Олівця" на активності.
Як розклад виглядатиме у батьків?

Тут вказуємо всі "шаблони" оплат ваших послуг, всі можливі способи оплати. Можливо внести реквізити для оплати по: IBAN, карта, посилання на оплату та готівка.

Приклади інформації по полям:
ВАЖЛИВО: в цьому полі пишемо лише ПОЧАТОК назви послуги, система сама “допише” в кожний рахунок імʼя та прізвище дитини, номер рахунку та оплатний період!
Розділ для шаблонів основних щомісячних та разових послуг.
Також сюди вносимо гуртки, які не мають чіткого розкладу, наприклад, логопед з плаваючим графіком прийому, екскурсія тощо.

В списку зʼявиться нова послуга, яку далі редагуємо...
Нова послуга > ... > "Редагувати" > Вносимо вартість > Щомісячна чи ні? Ставимо галочку ✔️, якщо так > “Оновити”
Приєднуємо способи оплати до послуги: Нова послуга > Картка 💳 на послузі > Додати спосіб оплати > Обираємо з шаблонів реквізитів
До послуги можна приєднати декілька способів оплати, повторивши кроки приєднання реквізитів. В рахунках батькам будуть надаватися всі вказані варіанти.
Як батьки бачитимуть ці реквізити та де?
В профілі дитини на кожній підключеній до дитини послузі та гуртку буде відображатися картка 💳. Натискаючи на картку батьки бачитимуть список реквізитів:

Виставлення рахунків по основним та додатковим послугам.
Крок №1 - ПЕРЕВІРЯЄМО БАЛАНСИ ВСІХ ДІТЕЙ в розділі "Діти": заборгованості, правильність вартості послуги, індивідуальні знижки тощо. Система братиме вартості саме з профілів!
Що це за кнопка "Нарахувати майбутній платіж щомісячної послуги"?

Кнопка "Нарахувати майбутній платіж щомісячної послуги" - це функція додання платежу за наступний місяць в рахунок, який генеруємо. Ця функція дійсна тільки для щомісячних послуг. Для разових послгу система вноситиме в рахунок тільки поточну заборгованість в балансі.
Приклад: Маємо щомісячну послугу "Виховання по Договору" - це наш основний абонемент на садочок. Рахунок виставляємо 25-го січня (попереднього місяця) на лютий місяць (наступний), активувавши кнопку. Тож система візьме заборгованість з балансу дитини (за нявності) та додасть в рахунок платіж на лютий.
В разі виявлення помилок - ВИДАЛЯЄМО ВСІ рахунки (кнопка у верхньому меню) та повертаємося до Кроку №1 (розділ "Діти" та внесення коректних даних).
Покроково в картинках:

Швидке ручне внесення коштів по рахунку
Через опублікований рахунок можна внести кошти в баланс дитини та позначити його сплаченим (зелений колір): Рахунок > … > Внести кошти > Далі > Номер квитанції чи коментар > Підтвердити

Профіль > Налаштування > Обробка вхідних платежів > "+" у верхньому меню функцій > Обираємо банк > Слідуємо інструкціям банку

Обовʼязковий крок - обрати рахунок зі списку доступних, який система моніторитиме для внесення оплат.
При успішному підключенні банкінгу оплати зʼявлятимуться в розділі “Банківські платежі” в профілі закладу та автоматично будуть внесені в баланси дітей з коректним призначенням платежу (зкопійованого з рахунку)
Оплата з некоректним призначенням платежу потребуватиме ручного внесення в баланс дитини (попередній розділ Рахунки > "Швидке ручне внесення коштів")

І знову магія ✨
Після пройдених вище кроків вже автоматично створено:
Переходимо до додаткових послуг, студій та гуртків, ефективного інформування та прямої взаємодії з батьками...
Переходимо в розділ "Головна" по нижньому меню застосунку. Тут відображаються основні дані процесів, табелювання та інформування.

Головна > Відвідуваність > "Не відмічені" > Обираємо групу > Ставимо відмітку ❌ тільки відсутнім (інші автоматично рахуються присутніми).
Якщо всі діти групи присутні, то просто відкриваємо список дітей та закриваємо його, всі дітки позначаться як присутні.

Табелювання доступне як вихователю групи, так і адміністратору закладу на протязі всього робочого дня.
ВАЖЛИВО! Інформація за вчора не редагується, майбутні дні також не доступні для табелюваня. Тільки "сьогодні". Тож важливо щоденно вести графік відвідуваності закладу.
У батьків відвідуваність дитини також відображається в календарі ⬇️

Батьки можуть попередити про планову відсутність дитини заздалегідь в календарі, натиснувши кнопку "{Імʼя дитини} сьогодні не прийде".
Як побачить вихователь та адміністратор попередження про відсутність?
Попередження буде виділено червоним кольором в списку дітей групи та потребуватиме підтвердження відсутності ❌ напроти дитини.

Створюємо каталог додаткового розвитку, який буде відображатися у батьків. В даному розділі вони зможуть ознайомитися з детальною інформацією про гурток, вартістю, відповідальною особою та навіть залишити заявку.

Зʼявиться новий гурток, тепер переходимо до його наповнення...



Коли діти розводілені по гурткам, їх баланси відображаються в профілях та інформації гуртка. Тож можемо налаштувати формат відвідування:
Вартість абонементу вказана в описі гуртка, саме його щомісяця система нараховуватиме в баланс дитини.


Внести кошти - це завжди ➕ в баланс
Нарахувати - це завжди ➖ в баланс
Коригування - може бути в ➕ і в ➖! Тож при коригуванні ставимо потрібний знак.
Абонемент нараховується автоматично 📆 1-го числа поточного місяця. Разові заняття нараховуються під час відмітки присутності ✅ та з балансу знімається вартість разового заняття.
Фіксація відвідуваності та автоматичні разові нарахування:

В цей момент в баланс дитини буде нараховано вартість разового заняття, якщо не увімкнено абонемент. Якщо у дитини абонемент, то просто зберігається статистика її відвідуваності, що відображається і у батьків.
Час на табелювання: викладач - 6 годин, адміністратор - на протязі всього дня, натиснувши “Всі сьогоднішні заняття”.
Якщо заявка батьків на підключення гуртка не опрацьована, то в списку табелювання дитина буде відображатися так:

Як підтвердити заявку на гурток?
Дитина автоматично буде записана на відповідний день та час, який вказаний в заявці.
ВАЖЛИВО! Заявка створюється батьками на одне заняття. Тож якщо підключаєте абонемент на декілька занять на тиждень, то варто вручну додати дитину в додаткові списки на фіксацію присутності. Приклад: Хореографія 2 рази на тиждень - вівторок та четвер, 16:00. Зявка прийшла тільки на вівторок, 16:00. Тож цю заявку підтверджуємо (дитина вже автоматично буде в списку вівторка) та додатково вносимо в список заняття четверга.
Якщо щось пішло не так 😅 і відповідальні гуртка не відмітили вчасно чи не внесли зміни, то:

В цей момент в баланс дитини буде нарахована/видалена вартість разового заняття, якщо не увімкнено абонемент. Нарахування буде внесене датою редагування.
Ця функція доступна протягом поточного місяця тільки адміністратору.
У батьків є каталог додаткового розвитку - список всіх внесених адміністратором гуртків. Вони можуть 24/7 переглядати інформацію та залишати заявку адміністратору. Виглядає каталог так:

Адміністратору прийде пуш-повідомлення, коли буде надіслана заявка.
У адімінстратора ця інформація приходить в розділ "Нових заявок". Відкриваємо заявку та "Підтверджуємо" чи "Скасовуємо" її.

При підтвердженні дитина автоматично буде додана в заняття, яке було обрано батьками.
Підключення послуг, управління балансами, швидке внесення коштів та звіти.

Внести кошти - це завжди ➕ в баланс
Нарахувати - це завжди ➖ в баланс
Коригування - може бути в ➕ і в ➖! Тож при коригуванні ставимо потрібний знак.
Як виставити індивідуальну вартість послуги?

Перевіряємо зміни в інформації про послугу: має відображатися нова вартість на полі послуги, а в дужках базова ціна.
Ефективне інформування батьків відбувається через розділи новин та подій, які відображаються на головній сторінці в батьківському профілі та не губляться в загальних чатах.

Тож тут транслюємо важливі новини, оголошення, події, які варті уваги батьків. Дашборд покаже загальну кількість інформаційних повідомлень по закладу та групам за тиждень.
Хто створює новини?
Новини групи - вихователь, адімінстратор.
Новини закладу - тільки адміністратор.

У батьків на головній сторінці новини відображаються так:

Батькам приходить пуш-повідомлення при доданні нової новини. Помаранчевим виділені непрочитані новини.
Це розділ для планових свят, заходів, екскурсії тощо.
На дашборді показано кількість активних (актуальних на зараз) подій по закладу та групам.
Інформація про подію з детальним описом показується у батьків на головній до самої дати події.

Хто створює події?
Події групи - вихователь, адімінстратор.
Події закладу - тільки адміністратор.


Потрібно зібрати думку батьків, голосування чи інформування, яке потребує обовʼязкової реакції батьків? Використовуємо розділ "Опитування". У батьків він відкривається "Дзвіночком" у верхньому меню функцій та виглядає так:



Як нагадати тим, хто ще не проголосував, без особистих повідомлень?
Головна > Опитування > Обираємо опитування > "Дзвіночок" у верхньому меню > Нагадати

Гелерея закладу, розділена по основним групам.

Хто додає контент?
Фото та відео в групи може додавати вихователь та адміністратор закладу.
Додання зображень та відео дітей в галереї груп: Фото > Група > "+" зверху > "Сьогодні" чи обираємо дату на календарі > Обираємо файли з галереї мобільного пристрою > Додаємо опис (за потреби, поле не обовʼязкове поле) > "Завантажити"

Також є опція "Фонове завантаження", що дозволяє перевести завантаження контенту в згорнутий режим. Можна переходити на інші сторінки додатку, але ВАЖЛИВО не закривати додаток Sadok доки не завантажаться файли!
Видалення, збереження зображення: Галерея > Обираємо необхідне фото > "Видалити"/ "Зберегти" / "Поділитися" (у верхньому меню функцій)
Календар в профілі адміністратора містить наступну інформацію:

Ці дані вносяться під час додання користувачів, подій, тож редагуються відповідно в профілях та розділі подій.
Основний конфіденційний комунікатор адімінстрації закладу з батьками.
Щоб переглянути групові чати та особисті чати "вихователі-батьки" - натискаєм на іконки додаткових чатів у верхньому меню:

Де шукати звіти по основним та додатковим послугам для керівника?





Всі звіти можна завантажити в Exel-таблицях, вони знаходяться під "стрілкою вниз" у верхньому меню функцій кожного зі звітів.

Дякуємо за співпрацю та партнерство!
Завжди готові допомогти на шляху цифровізації ваших бізнес-процесів:
📞 +38 093 969 00 70
📩 hello@sadok.app
💬 Чат з менеджером
🤖 Sadok_info_bot

Ми не зупиняємося та далі створюємо нові функцїї та інструменти для вас 🫶
Тож будемо вдячні за ідеї 💡, зауваження, побажання - їх можна залишити за посиланням: скарбничка побажань та ідей